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5. Personalmanagement oder Human Resources

Die Mitarbeiter sind in einer Wissensgesellschaft mehr denn je entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Je größer das Start-up wird, je mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, desto wichtiger ist es, sich mit dem Personalmanagement zu beschäftigen. Personalmanagement (engl. auch Human Resource Management genannt) beschäftigt sich – ganz allgemein ausgedrückt - mit den Mitarbeitern in einem Unternehmen und all den Aufgaben, die um sie herum anfallen. Darunter gibt es auch viele Teilbereiche, die nicht von einer Person alleine, sondern von allen führenden Mitarbeitern übernommen werden sollten.

Die einzelnen Aufgaben des Personalmanagements sind sehr unterschiedlich. Von der Personalplanung über die Personalentwicklung bis hin zur Lohnbuchhaltung finden sich eine ganze Reihe von Tätigkeitsbereichen, die im Folgenden näher erläutert werden.

Personalplanung

Der Personalplanung ist Teil der Unternehmensplanung. Hier kommt wieder der Punkt ins Spiel: Nur wer weiß, was das Ziel ist, kann festlegen, was dafür zu tun ist und was dafür gebraucht wird. Das gilt auch fürs Personal. Mit welchen Entwicklungen wird gerechnet? Wird jemand im Kundenservice gebraucht, für den Vertrieb oder eher ein Entwickler? Das sollte klar sein, um kurz-, mittel- und langfristig entsprechend qualifizierte Mitarbeiter einstellen und einplanen zu können.

Personalrecruiting

Aufgabe des Personalmanagements ist es dann, entsprechend der Personalplanung Mitarbeiter zu suchen und einzustellen. Dazu gehört ein Bewerbermanagement vom  Erstellen eines Anforderungsprofils über das Schalten von Stellenanzeigen bis zur Personalauswahl. In Zeiten des demografischen Wandels ist hier auch das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit zu betrachten. Qualifizierte Mitarbeiter können sich ihren Arbeitgeber in der Regel aussuchen. Es ist also mit eine große Aufgabe dafür zu sorgen, dass die potenziellen Arbeitnehmer gerne in diesem Unternehmen arbeiten wollen. Ansatzpunkte, die Arbeitsstelle attraktiv zu gestalten, gibt es vielfältige: Von einer guten Entlohnung über Extras wie eine Firmenkantine oder einfach durch eine gute Arbeitsatmosphäre, die über Social Media nach außen getragen werden kann, sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt.

Personaleinsatz

Der Personaleinsatz steht in Verbindung mit der Personalplanung. Hier werden die Mitarbeiter den einzelnen Aufgabenbereichen im Unternehmen zugeordnet. Das erfolgt 

  • in qualitativer Hinsicht: Welche Qualifikation benötigt ein Mitarbeiter für diese Stelle?
  • in quantitativer Hinsicht: Wie viele Mitarbeiter werden für diese Stelle/Abteilung benötigt?
  • in zeitlicher Hinsicht: Zu welchem Zeitpunkt wird ein neuer/anderer Mitarbeiter für eine bestimmte Stelle benötigt? 
  • in örtlicher Hinsicht: Wo setze ich den Mitarbeiter genau ein?

Jeder Mitarbeiter sollte an der Stelle im Unternehmen eingesetzt werden, an der er oder sie persönlich dem Unternehmen am meisten Gewinn bringen kann. Dafür zu sorgen, die Mitarbeiter mit der gesuchten Qualifikation zu finden, sie an der richtigen Stelle einzusetzen, sodass ein harmonisch oder sich gegenseitig inspirierendes Team entsteht, das ist Aufgabe des Personaleinsatzes.

Personalmarketing

Das Personalmarketing beschäftigt sich mit der Gestaltung der Arbeitgeberattraktivität. Man nimmt dabei zum einen die eigenen Mitarbeiter, die schon im Unternehmen sind bzw. die gerade eingestellt werden, in den Blick. Ziel ist es, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und eine stärkere Loyalität und Bindung aufzubauen. Hier stehen unterschiedliche Mittel zu Verfügung: Betriebsausflüge, Zusatzangebote, Weiterbildungsmöglichkeiten, Betriebszeitungen, etc. Zum anderen richtet sich die Arbeitgeberattraktivität nach außen. Sie ist Teil des allgemeinen Marketingkonzepts. Firmen, die als gute Arbeitgeber wahrgenommen werden, haben eine höhere Kundenzufriedenheit und ein besseres Image.

Personalbetreuung

Der Begriff der Personalbetreuung ist breit gefächert und bedeutet für die Mitarbeiter in erster Linie, dass diese Abteilung der erste Ansprechpartner ist, wenn ein Mitarbeiter administrative Angelegenheiten zu regeln hat (zum Beispiel eine Adressänderung), Informationen benötigt (zum Beispiel bezüglich der Sozialversicherung oder eines Dienstfahrzeugs) oder beispielsweise ein Attest im Falle einer Krankheit abgeben möchte. Auch die Lohnbuchhaltung fällt in diesen Bereich.

Personalentwicklung

Der Personalentwicklung hat zum Ziel, Menschen, Teams und die ganze Organisation dazu zu befähigen, anstehende Aufgaben effizient und erfolgsorientiert zu lösen. Aus- und Weiterbildungsangebote, Coachings, Trainings, Mentoren-Programme und Umschulungen helfen dabei Mitarbeiterkompetenzen systematisch zu verbessern. Aufgabe der Personalentwicklung ist es, entsprechende Angebote zu machen und Mitarbeiter zu identifizieren, die von diesen Angeboten profitieren könnten.

Personalcontrolling

Die Abteilung des Personalcontrollings unterstützt die Unternehmensleitung bei personalrelevanten Entscheidungen, indem Daten gesammelt, ausgewertet und aufbereitet werden. Es werden unter anderem Kennzahlen bestimmt, die beispielsweise die Fluktuationsrate angeben oder anzeigen, wie viele Krankheitstage im Jahr in einer bestimmten Abteilung oder an einem bestimmten Standort vorzufinden sind. Diese Daten können interpretiert und Konsequenzen daraus abgeleitet werden.

Personalfreisetzung

Das Controlling hat manchmal auch zur Folge, dass Personal freigesetzt werden muss, ein schöneres Wort für entlassen. Entlassungen sind in letzter Konsequenz notwendig,  wenn der Personalbestand größer ist als der Personalbedarf. Vorab gibt es auch Maßnahmen, die für den Einzelnen nicht gleich so drastische Konsequenzen wie eine Kündigung haben: Abbau von Überstunden, Kürzung der täglichen Arbeitszeit, Anmeldung von Kurzarbeit. Manches Mal ist eine Reduktion der Gesamtmitarbeiterzahl aber einfach unumgänglich. Das Personalmanagement kann auf unterschiedlichen Wegen versuchen, die Mitarbeiterzahl sozial verträglich zu reduzieren: Nichtersetzung eines Mitarbeiters bei einem natürlichen Abgang (Tod, Fluktuation, Pensionierung), Abfindungsangebote und somit Förderung eines freiwilligen Ausscheidens aus dem Unternehmen.

Ergo

Inwieweit die oben genannten einzelnen Funktionen in einem Unternehmen vorhanden sind und wer diese Aufgaben übernimmt, ist abhängig von der Unternehmensgröße.

In großen Unternehmen und Organisationen gibt es für die einzelnen Teilbereiche eigene Abteilungen mit Personalern, die sich mit diesen Aufgaben beschäftigen. In kleineren Unternehmen gibt es, falls es überhaupt eine eigene Personalabteilung gibt,  nur wenige Mitarbeiter, die der Personalabteilung angehören. Sie beschäftigen sich im Wesentlichen mit den Kernfunktionen der Personalauswahl, -betreuung und –freisetzung. Weitere Aufgaben werden dann von den jeweiligen Führungskräften einer Abteilung übernommen.

Aufgabe Aufgabe: Die Mitarbeiter. Welche Aussagen sind richtig?

Personalcontrolling ist das Fachwort für Videoüberwachung der Mitarbeiter.
Personalfreisetzung ist ein beschönigender Ausdruck für die Entlassung von Mitarbeitern.
Personalmanagement ist eine vielfältige Aufgabe.
Das Image eines Unternehmens ist ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Was ist das Ziel?

Zunächst orientiert sich das Aufgabenfeld des Personalmanagements an den übergeordneten Unternehmenszielen. Aus diesen werden dann Maßnahmen und Ziele im Zusammenhang mit den Mitarbeitern abgeleitet. Dabei haben alle ein Interesse daran, dass die Mitarbeiter zufrieden sind. Warum? Weil die Mitarbeiterzufriedenheit einen großen Einfluss auf Motivation und Produktivität hat. Zufriedene Mitarbeiter bleiben im Unternehmen. Das ist wichtig, weil in ihren Köpfen das Know-how steckt. Und zufriedene Mitarbeiter sind seltener krank. Das wirkt sich positiv auf die Entwicklung des Unternehmens aus.

Personaler müssen den Spagat zwischen Geschäftsführung, Führungskraften und Mitarbeitern meistern. Sie haben die Funktion Bindeglied zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern, sowie zwischen Führungskräften und dem oberen Management zu sein. Personaler unterstützen und beraten die jeweiligen Parteien.

Personaler werden immer wichtiger

Der ganze Bereich des Personalwesens unterliegt einem Wandel. Früher lagen die wesentlichen Aufgaben im administrativen Bereich, also der Verwaltung. Darunter fielen die Organisation von Vorstellungsgesprächen, die Verwaltung von Personalakten sowie die Erstellung von Lohnabrechnungen. Heutzutage wandelt sich die Rolle und die Aufgaben liegen immer mehr im Bereich der Beratung und Dienstleistung bis hin zur Beteiligung an strategischen Unternehmensprozessen.

Durch den demografischen Wandel wird es zunehmend schwieriger, geeignete Fachleute zu finden, diese an den richtigen Stellen effektiv einzusetzen und für eine längere Zeit an das Unternehmen zu binden. Denn nicht nur Güter stellen eine knappe Ressource dar, auch qualifizierte Mitarbeiter gehören dazu. Insofern ist das Personalmanagement eine tragende Säule eines erfolgreichen Unternehmens.

Und in einem Start-up, das zentral auf seine  Mitarbeiter und deren Entwicklungsfähigkeit angewiesen ist, sind die Aufgaben eines Personalers von besonderer Bedeutung.

Worauf sollte man bei der Mitarbeiterauswahl achten?

Wenn das Unternehmen noch relativ klein ist und nicht für jeden Bereich eine eigene Spezialabteilung existiert, dann sollten Mitarbeiter eingestellt werden, die viele verschiedene Funktionen ausüben können und wollen. In kleinen und mittleren Unternehmen müssen Mitarbeiter fähig sein, auch über ihren Tellerrand hinauszuschauen und sich in neue Themen einzuarbeiten bzw. diese mitzudenken, auch wenn sie keine Spezialisten dafür sind.

Womit kann ein Start-up bei möglichen Mitarbeitern trumpfen?

Doch wie gewinnt man solche Allrounder für sich? Und wie hält man sie dann auch im Unternehmen? Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, das eigene Unternehmen attraktiv für Angestellte zu gestalten. Im Folgenden sind vier Punkte genannt, die besonderen Einfluss auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern haben, sie sollte man  im Unternehmen besonder im Blick haben:

Einfluss:

Menschen wollen das Gefühl haben, dass ihre Arbeit von Bedeutung ist. Für das Unternehmen, für die Kunden, für die Welt. Dieses Gefühl zu haben, ist für Mitarbeiter in kleineren und mittleren Unternehmen sehr viel leichter als in einem Großkonzern. In kleineren Unternehmen sind die Auswirkungen des eigenen Handelns oft unmittelbar ersichtlich. Die Entscheidungskette ist in kleineren Unternehmen häufig kürzer und damit sind die Einflussmöglichkeiten größer.

Wachstum und Entwicklung:

Die meisten Angestellten wollen sich im Laufe ihrer Berufstätigkeit weiterentwickeln. In einem Start-up haben Mitarbeiter oft ein breites Aufgabenspektrum. Sie sind verantwortlich für viele verschiedene Bereiche, in die sie sich manches Mal vielleicht erst einarbeiten müssen. Das ist eine große Chance zur beruflichen Weitentwicklung. Je größer das Start-up wird, desto mehr Entwicklungschancen bieten sich für die Mitarbeiter. 

Balance:

Auch wenn die Aufgaben hohe Anforderungen stellen und  von den Mitarbeiern viel Zeiteinsatz erwartet wird: Ein Unternehmen hat auch eine Fürsorgepflicht seinen Mitarbeitern gegenüber. Deshalb sollte man als Unternehmen Wert darauf legen, dass die Mitarbeiter sich ihre Freizeit nehmen, ein Privatleben haben und sich bei völlig anderen Tätigkeiten, entspannen können. Sonst droht die Lust an der Arbeit nach der ersten Flitterphase verloren zu gehen und dem Unternehmen drohen Kündigung oder Burnout bei Mitarbeitern.

Vergütung:

Für viele Mitarbeiter steht die Bezahlung nicht an erster Stelle, aber irrelevant ist sie deshalb natürlich nicht. Unternehmen haben inzwischen neben dem klassischen Lohn viele verschiedene Formen der Vergütung gefunden, Ausgabe von Unternehmensanteilen, Gewinnbeteiligungen, Sonderurlaub, besondere Leistungen, wie Betriebskita oder – kantine, flexible Arbeitszeiten sind nur einige Beispiele.

In welcher Form die Vergütung gestaltet ist, sollte ganz individuell mit dem jeweiligen Mitarbeiter verhandelt werden. Was dem Einen gefällt, stört den Anderen und was die Eine unbedingt braucht, ist für die Andere vielleicht völlig überflüssig.

Klar machen sollten sich beide Seiten: Nicht nur das Geld alleine zählt.

Vom Gründer zur Führungskraft

Als Gründer hat man in der Regel zu Beginn keine Mitarbeiter, die sich mit Personalangelegenheiten beschäftigen. Vielmehr liegt es in der Person des Geschäftsführers selbst, sich beispielsweise um die Lohnabrechnung seiner Mitarbeiter zu kümmern, weitere Mitarbeiter zu suchen und einzustellen und diese, falls nötig, abzumahnen oder ihnen zu kündigen. Je erfolgreicher das Unternehmen im Laufe der Zeit wird, desto höher wird auch die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter. Dann gilt es, geeignete Strukturen im Personalbereich aufzubauen.

Als junger Gründer mit wenig Mitarbeitern sollte man darüber nachdenken, ob man über genügend Grundkenntnisse im betriebswirtschaftlichen Bereich verfügt, sich selbst fortbilden will, um dadurch Kosten einzusparen, oder ob es sich lohnt, sich bei verschiedenen Dienstleistern Unterstützung zu holen.

Beispielsweise im Bereich der Lohnabrechnung: Es gibt Dienstleister, die die komplette Lohnabrechnung für ein Unternehmen übernehmen oder alternativ eine Software zur Verfügung stellen, mit deren Hilfe man die Abrechnung selbst erstellen kann. Bei arbeitsrechtlichen Themen hat man als Gründer die Möglichkeit, sich von Anwaltskanzleien oder bei den jeweiligen Berufsverbänden beraten zu lassen. Und auch im Bereich des Recruitings bieten Dienstleister mittels Software Unterstützungsangebote.

Zu welchem Zeitpunkt und ab welcher Unternehmensgröße es sich lohnt, für die Personaladministration einen Mitarbeiter einzustellen, hängt von den jeweiligen externen Beratungskosten ab, die den Kosten eines qualifizierten Mitarbeiters für Personalangelegenheiten gegenübergestellt werden müssen. Und letztendlich liegt die Entscheidung dann im Ermessen des Geschäftsführers.